Thông cáo báo chí là gì? Cách viết thông cáo báo chí đúng chuẩn

Ngoài việc đưa các tin quan trọng của doanh nghiệp đến công chúng và độc giả thì thông cáo báo chí còn là một công cụ đắc lực để PR cho doanh nghiệp. Tuy nhiên không ít người vẫn chưa thực sự hiểu về thông cáo báo chí là gì và cách viết thông cáo báo chí đúng chuẩn. Vậy hãy cùng tiendientu.org tìm hiểu bài viết sau để hiểu hơn về thông cáo báo chí nhé.

Thông cáo báo chí là gì?

Thông cáo báo chí (tiếng Anh là Press Releases) là một dạng tài liệu cực kỳ quan trọng được doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân phát đi khi sắp tổ chức một sự kiện hay triển khai một hoạt động nào đó. Mục đích của thông cáo báo chí gửi đến các nhà báo, phóng viên là vừa để thông báo, vừa là để mời đến tham dự cũng như đưa tin về sự kiện, hoạt động sắp diễn ra của tổ chức, doanh nghiệp.

Thông cáo báo chí là những thông tin chính thức, có tính công khai của các công ty, tổ chức, doanh nghiệp gửi đến khách hàng, đối tác. Đây được coi là một trong những công cụ PR trong ngành quan hệ công chúng vô cùng hiệu quả.

Nội dung của thông cáo báo chí 

Thông cáo báo chí phải đáp ứng đầy đủ công thức “5 W 1 H” như một bài báo chí. Nội dung tương ứng với việc trả lời 6 câu hỏi sau đây:

Who – Ai: Phần xác định rõ chủ thể của bài thông cáo báo chí, chủ thể này có thể đó là một người hay một nhóm người, một tổ chức hay một doanh nghiệp, một chương trình hay một sự kiện nào đó.

What – Cái gì: Phần này là phần rất quan trọng, sẽ bao gồm các thông tin về sự kiện, hoạt động đang diễn ra của doanh nghiệp mà công chúng nên biết; đây cũng chính là thông tin chính mà doanh nghiệp, tổ chức muốn gửi đi.

Where – Ở đâu: Phần này là phần đề cập đến địa điểm diễn ra sự kiện. Trong thông cáo báo chí cần phải ghi rõ địa chỉ cụ thể của địa điểm tổ chức sự kiện, chương trình. Để thuận lợi cho nhà báo, phóng viên vào tác nghiệp, bộ phận tổ chức có thể đính kèm thêm file bản đồ vào thông cáo báo chí.

Why – Vì sao: Giải thích lý do vì sao sự kiện, chương trình  này lại quan trọng. Cũng như đưa ra lý do vì sao báo chí lại nên đưa sự kiện này đến với công chúng.

When – Khi nào: Phần này cũng cực kỳ quan trọng, vì nếu không có phần này thì mọi người sẽ không biết sự kiện ấy diễn ra khi nào. Người soạn thông cáo báo chí cần ghi chính xác, rõ ràng, cụ thể thời gian và thời điểm diễn ra sự kiện nhé.

How – Như thế nào: Phần này sẽ tóm tắt lịch trình, diễn biến sự kiện sẽ diễn ra như thế nào nhằm giúp các nhà báo hay phóng viên nắm bắt được lịch trình.

Cấu trúc của thông cáo báo chí

Một thông cáo báo chí cơ bản sẽ bao gồm 4 phần cụ thể như sau:

Tiêu đề: Tên của bản thông cáo báo chí.

Thông tin liên hệ: Thông tin cá nhân của người phụ trách liên lạc với báo chí bao gồm tên và số điện thoại.

Địa điểm: Địa chỉ nơi tổ chức sự kiện hay chương trình.

Thông tin chính: Đây là phần quan trọng nhất của thông cáo báo chí gồm thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện, lý do diễn ra sự kiện và nêu ra các nội dung chính của sự kiện sắp diễn ra.

Cách viết thông cáo báo chí đúng chuẩn

Bên cạnh câu hỏi thông cáo báo chí là gì thì nhiều người cũng thắc mắc về cách viết một thông cáo báo chí chuẩn như thế nào, cùng tìm hiểu ngay dưới đây nhé.

Chắt lọc thông tin hữu ích và có giá trị với công chúng để viết thông cáo báo chí

Các thông tin này cần được sức hút với đối tượng mục tiêu đồng thời liên quan chặt chẽ đến doanh nghiệp, tổ chức. Văn bản thông cáo báo chí không cần viết quá dài mà cần ngắn gọn, súc tích, đủ ý nhưng vẫn có sức sự thu hút nhất định cho độc giả. Nếu bạn viết quá dài, diễn giải quá chi tiết về sự kiện hay giới thiệu quá nhiều về doanh nghiệp trong một văn bản thông cáo báo chí thì sẽ gây nhàm chán cho người đọc. 

Chú ý tới giọng văn thể hiện, hãy viết như một nhà báo

Trong thông cáo báo chí nên sử dụng giọng văn hay ngôn từ nhã nhặn, lịch sự nhưng cũng nên có chút gần gũi, thân thiện và dễ hiểu để mọi độc giả ở các vị trí khác nhau đều có thể tiếp cận và hiểu nội dung. Một số lưu ý khi sử dụng ngôn từ để viết thông cáo báo chí là không nên sử dụng ngôn ngữ quá suồng sã, phản cảm và cũng không nên dùng những từ ngữ đề cao quá mức về sản phẩm, dịch vụ, doanh nghiệp vì điều này sẽ không gây được cảm tình cho người đọc mà nhiều khi còn gây phản cảm.

Chủ đề của thông cáo báo chí phải gắn liền với mục đích sản phẩm, dịch vụ

Đầu tiên, trong thông cáo báo chí cần giải đáp được câu hỏi sản phẩm, dịch vụ mới ra mắt của doanh nghiệp có giá trị như thế nào đối với người tiêu dùng và xã hội. Nói một cách dễ hiểu hơn, tức là nêu bật được những ưu điểm, thế mạnh vượt trội, lợi thế cạnh tranh của sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. 

Đính kèm những trích dẫn hay, hữu ích

Người viết thông cáo báo chí nên khéo léo lồng ghép những trích dẫn cụ thể từ các nhân vật có tầm ảnh hưởng lớn như chủ tịch tập đoàn, giám đốc doanh nghiệp, công ty để tạo điểm nhấn, mang đến sức thuyết phục đối với giới truyền thông và độc giả.

Thể hiện thông tin bằng nhiều hình thức khác nhau

Ngoài hình thức thể hiện là chữ, bạn có thể thể hiện thông cáo báo chí bằng hình ảnh đồ họa, video, âm thanh sẽ giúp lôi kéo sự chú ý của công chúng đến với sản phẩm, dịch vụ, sự kiện của doanh nghiệp.

Nội dung hãy thật ngắn gọn và rõ ràng

Dùng một tiêu đề thật sinh động và hấp dẫn để thu hút sự chú ý của phóng viên. Bạn nên trình bày nội dung ngắn gọn và phải đi thẳng vào vấn đề, có địa chỉ và thông tin liên hệ rõ ràng tránh viết lan man, dài dòng.

Thông cáo báo chí nên được gửi khi nào?

Thông cáo báo chí là một công cụ đắc lực để PR cho doanh nghiệp và cũng là một tài liệu quan trọng nên không phải gửi đi khi nào cũng được. Vì thế, bạn chỉ nên gửi thông cáo báo chí khi:

Khi doanh nghiệp hay tổ chức hoặc cá nhân chuẩn bị ra mắt hay tung ra thị trường các dịch vụ hoặc sản phẩm mới.

Tổ chức, doanh nghiệp công bố các thành tựu nghiên cứu của họ.

Doanh nghiệp tổ chức các sự kiện quan trọng mà sự kiện này mang lại tầm ảnh hưởng lớn đến công chúng.

Công bố các giải thưởng danh giá mà các cá nhân hay tổ chức, doanh nghiệp đạt được.

Trên đây là bài giải đáp về thông cáo báo chí là gì và cách viết thông cáo báo chí đúng chuẩn. Thông cáo báo chí là tài liệu rất quan trọng với doanh nghiệp, vì thế, người viết cần chú ý viết đầy đủ công thức “5 W 1 H” nhé.